肉の量は大人で大体250g、子供でその半分です。
60人であればおおよそ9~10kgほど買っておけば問題ないでしょう。
ハラミが1/4、カルビが1/4、残りがホルモンや鳥肉、ウインナー、手羽先やえび、ホタテが目安です。
ホルモン、鶏肉は結構ヘビーなので豚なんかに変えてもいいと思います。
えびやホタテ等の魚介類は、意外と好き嫌いのある食材なので一人一尾、一枚あれば十分でしょう。
野菜は重さではなく一人当たりの個数で計算しておいたほうが無難です。
ピーマンが1.5~2個、たまね1/3個、しいたけ2枚ほど、かぼちゃ1/20個、ナス1/3個、にんじん1/4個、キャベツ1/8個、もやし半袋が大体の目安ですから全体量にすると。
小学生がいることを考えれば、 ピーマン:80個 たまねぎ:25個 しいたけ:70枚 にんじん:14本 キャベツ:8個 もやし:25袋 かぼちゃ:2個半 ぐらいが目安でしょうか。
時間があるのであれば、野菜の皮むきや種取りをしてしまっておいた方がゴミが少なくすみます。
飲み物はビールが2~3ケース、チューハイが1ケース、ノンアルコールのビールかカクテルが1ダース。
2Lのペットボトルが1ケース(6本)を4種類ほど、氷はロックアイスを2kgほど買っておくと良いと思います。
鉄板類が借りられることが前提となってしまいますが、ご飯類は、焼きそばを持っていくと便利です。
野菜や肉を具にできますし、余った分は持ち帰ることができるので下手に焼きおにぎりなんかを作ってしまうよりは無難です。
量は人数分の1/3ほどでよいと思います。
小物類としては、うちわ10枚ほど、火付け材としてダンボール3~4箱分と牛乳パック7~8本分、軍手が10組ほど、火箸が12本ほど、長めのトングが18本、70~90Lのゴミ袋とそれをとめるためのガムテープ、鉄板が借りられなければ鉄板3枚ほど、箱ティッシュを3~4箱、キッチンペーパー2ロールほど、非常用の水を入れておくバケツが3個、紙皿、コップ、はしなどは人数分の1.5~2倍の量を買っておくと良いです。
後は100均で売っているような使い捨てライターを使うバーナー(ポケトーチというらしいです)があると便利です。
炭は大体ひとつのブースで2kgほどです。
余りそうだなと思ったときは、炭捨て場がなければ、他の方に譲ってしまうか、早い段階でトンカチなどで砕いて火の中に入れてしまうとよいでしょう。
炭火は芯まで火をつけるのに時間がかかるので、経験のある方がいればその方にお任せしてしまった方がいいです。
火のつけ方は、BBQコンロの中心に煙突状に炭を重ね、その中心に細かく割いたダンボールや牛乳パックを入れて火をつけます。
ある程度真ん中に火が回ったらうちわで扇ぎながら、炭の中心が赤くなるまでダンボール、牛乳パックをくべ続けます。
コンロひとつに火がつきさえすれば、あとは炭火を分けられます。
心配であれば一度ご家庭でBBQをやってみて必要な食材の量や、火のつけ方の確認、必要なものなどの目安をつけてみると良いと思います。